Menü Bezárás

Hogyan fókuszáljunk jobban a munkánkra? – Tippek és trükkök

Az elmúlt 11 évet szerteágazó feladatok elvégzésével töltöttem a munkahelyeimen. Sok esetben a feladat a rugalmasságot és a pörgést kívánta meg, máskor pedig inkább az elmélyülést, hosszabb koncentrációt. Mindkét típusú feladatkörben elengedhetetlen a fókuszálásra való képesség jelenléte.

Például egy tesztelő, tesztautomatizáló vagy egy fejlesztő munkája köztudottan elmélyülést kívánó, a ‘flow’ érzést elérve igazán hatékony munkavégzés. Számukra elengedhetetlen, hogy egy adott feladatra koncentráljon, lehetőleg minél hosszabb ideig. Így tudja maximalizálni az időegység alatt fejlesztett task-ok/kijavított bug-ok/letesztelt forgatókönyvek mennyiségét.

Egy tesztmenedzsernek szerteágazóbb feladatai vannak, sokat kommunikál, megbeszéléseken vesz részt, problémákat old/oldat meg másokkal. Azonban neki is vannak elmélyülést igénylő feladatai, amiket szintén el kell végeznie, így neki is meg kell találni az időt és a lehetőséget, hogy zavartalanul tudjon koncentrálni feladataira.

Minden típusú munkát végző kollégának “kijár”, hogy a feladatára összpontosítani tudjon. Ebben azonban sokszor számos tényező akadályoz minket, amelyekre látszólag nincs hatásunk. Például:

  • Folyamatosan érkeznek az e-mail-ek, csörög a telefon
  • Zajos környezet, open office
  • Meeting-ek sokasága
  • Kajakóma
  • Szem előtt vagyok, megtalálnak a kollégák
  • Sok kis feladat

Ezeket összegyűjtve azt gondolhatnánk, hogy esélyünk sincs, hogy igazán elmélyüljünk bármiben is, annyi zavaró tényező merül fel. De ha jobban megvizsgáljuk, rájöhetünk, hogy valójában egyik sem olyan, amit ne lehetne legalább részben kiküszöbölni.

1. E-mail-ek, telefon

Egy tesztmenedzser élete a folyamatos információáramlásról szól, amiben ő leginkább egy közvetítő/transzformáló/feldolgozó közeg. Szükségszerű, hogy megkapja, megeméssze és használja azokat az információkat, amelyek beérkeznek hozzá. Mit lehet tenni? Abban a 15-30 percben, amikor valamire tényleg fókuszálnia kell zavartalanul:

  • Telefont lehalkít, lefelé fordít
  • Levelezőrendszerből kilép
  • Online chat-et bezárja.

Máris ki van zárva az egyik tényező, akármilyen banálisnak is tűnik a megoldás. Ha ennyire egyszerű, miért nem csináljuk? Egyrészt, mert látszólag kontraproduktív (valójában nem az), másrészt mert nehéz lemondani az információéhségünkről.

2. Zajos open office

Jóval nehezebb téma, hiszen egy épületet nem tudunk csak úgy átalakítani, főleg akkor, ha eleve nyitott irodának tervezték. Sokszor tapasztalom a kolléga zavaró csengőhangját, a kipihent felettesek nyaralásukról szóló sztorizását, a fénymásológép csikorgását, stb. Ilyenkor egy kicsit gondolkodni kell, hol is tartottam, már egy kicsit pozíciót váltok a székben, már elvesztettem egy gondolatot, ami az előbb még éppen megfogant, már újra kell kezdenem a teszteset végrehajtását, hogy le tudjam írni a reprodukciós lépéseket, stb.

Mit lehet tenni?

  • Újra átgondoljuk, hogy arra a típusú munkavégzésre, amit végzünk biztosan az open office-e a legmegfelelőbb. Ha nem, interpellálni kell a döntéshozóknak, hogy mégiscsak találjanak másik irodát/szobát/helyet nekünk. Persze ez sokszor nem járható út.
  • Füles: Vannak, akik szeretnek zenét hallgatni, sőt, majdnem teljesen olyan hatásfokot képesek zenehallgatás mellett elérni, mint teljes csendben. Nekik szerencséjük van, csak egy playlist-et kell összeválogatni, wifit találni, és beüzemelni valamilyen fej-/fülhallgatót, problémájuk már meg is van oldva. Sajnos azonban nem mindenki van ugyanúgy kódolva; van, akit a zene is zavar.
  • Bizonyos esetben nincs más lehetőség, mint a hangoskodó kollégák elcsitítása. Van az a stílus, amivel elég egyértelműen, de kedvesen, udvariasan tudjuk a kollégák tudtára adni, hogy hangosak, és zavarnak a munkánk elvégzésében. Még akkor is érdemes szóvá tenni érdekeinket, ha olykor ez nehéz, kellemetlen.
  • Molinó és figyelemfelkeltő üzenetek kifüggesztése: Sokszor egy egyszerű kifüggesztett üzenet is elég, hogy észre vegyék magukat az emberek, tapasztalható valamennyi megelőző hatása. Legalább egy ideig.
  • Üljünk be egy olyan helyre (tárgyaló, csöndes sarok), ahol nincs forgalom, nincs zaj. Ha ez azzal jár, hogy be kell ’foglalni’ egy tárgyalót, olykor igazán megtehetjük ezt a luxust, főleg olyankor, amikor már vagy még nem valószínű, hogy másnak is szüksége lesz rá.
  • Home Office: Sok munkahelyen kultúrája van az otthoni munkavégzésnek. Ha van lehetőségünk, felettesünktől előzetesen engedélyt kérve menjünk el egy olyan helyre, ahol 100 százalékosan csak a feladatunkra tudunk koncentrálni. Lehet az egy kávézó, egy park, vagy saját otthonunk csendje.
  • Általános cégkultúra alakítása: Bizony, lehet szervezetileg is reagálni az ilyen panaszokra, és a cégkultúrát alakítani úgy, hogy természetes legyen a kollégákat zavaró kommunikáció, viselkedés mellőzése. Ezt mi magunk nyilván nem tudjuk alakítani, feletteseink meggyőzése, és általuk tett további lépések sora lehet csak a járható út hosszú távon.

3. Meetingek sokasága

Ez inkább a (teszt)menedzserek problémája, lássuk, mit lehet tenni, ha hatékonyak akarunk maradni:

  • Priorizálni: Fontos nekem, hogy ott legyek ezen a meetingen? Fontos másnak, hogy ott legyek ezen a meetingen? Lesz bármilyen haszna magának a megbeszélésnek bárki számára is? És ha igen, fontos nekem, hogy más számára hasznos legyen, ha nekem nem lesz az? Ha ezen kérdések többségére NEM a válasz, vissza kell utasítani a meghívót.
  • Meghívó saját magamnak: Aljas trükknek tűnik, de hatásos: saját naptárunkat befoglalni időben, mielőtt más teszi meg. Ezzel értékes időt nyerünk, amivel az elvégzendő feladatainkra tudunk koncentrálni. Ezzel vigyázzunk, nem elegáns állandóan ezt a trükköt alkalmazni, előbb-utóbb szólni fognak érte, ha túlzásba visszük.
  • Delegálni: Amennyiben nincs ránk aktívan szükség, de információt kell ott átadni, vagy elhozni, hasznos lehet delegálni valakit magunk helyett. Neki lehet, hogy érdekes, lehet, hogy jobban ráér, míg mi magunk fontosabb/sürgősebb dolgokkal tudunk foglalkozni.
  • „Multitasking”: Látszólag ott vagyok a megbeszélésen, de valójában egészen mással (is) foglalkozom. Ehhez persze ki kell tudni zárni a környezetet, vagy több felé kell figyelni egyszerre, ez nem mindenkinek sikerül.
  • Aktív részvétel és hatékonyságnövelés: Gyakran tapasztalt jelenség, hogy indokolatlanul sokáig tart egy megbeszélés, nem hatékony. Ilyenkor mindenkinek hasznos, ha mi magunk pörgetjük fel, irányítjuk vissza a témára a figyelmet, ha valaki elkalandozik a mondandójával; ezzel lerövidíthetjük a megbeszélést, vagy akár több és jobb eredményt tudunk elérni a megbeszélés végére.

4. Kajakóma

Ez a legkedvesebb zavaró tényező valamennyi közül. Mégis, ebéd után gyakran nehéz bármilyen figyelmet, gondolkodást igénylő elmélyült tevékenységbe belevágni. Nézzünk néhány ötletet a kiküszöbölésére:

  • Ne együnk sokat: Az éhes ember hajlamos többet a tálcájára tenni, mint amennyire valóban szüksége van. Legyünk tudatosak, mértékletesek, és a figyelmünk is hamarabb visszatér. A desszertet hagyhatjuk nyugodtan délutánra.
  • Kávé, séta, pihenés: Ebéd után érdemes kicsit kikapcsolni, meginni egy finom kávét, beszélgetni pár percet a kollégákkal, netán járni egyet az épület körül.
  • Foglalkozzunk olyan feladatokkal, amelyek kevésbé sürgősek/fontosak, kevésbé teszik szükségessé a koncentrációt. Ilyenkor lehet például a napi jelenléti ívet/időelszámolást kitölteni, e-maileket olvasni, szakmai cikkeket lapozgatni, stb. Így a figyelmünket később a nagy koncentrációt igénylő feladatok felé tudjuk összpontosítani.

5. Személyes megkeresések

Gyakran fordul elő főleg tapasztaltabb tesztelők, tesztmenedzserek esetében, hogy sokan megtalálják őket különféle kérdéssel, feladattal, problémával, szétszabdalva ezzel figyelmüket és idejüket. Amivel haladnia kéne, és amiről számot kell majd adnia, arra kevesebb ideje/figyelme jut.

  • Később, légy szíves: Ha nagyon fontos és sürgős feladatunk van, kedvesen, udvariasan meg kell kérni a kollégát, hogy ne most zavarjon. Ha az okát is elmondjuk, sokkal pozitívabban fogja az elutasítást fogadni, hiszen könnyebben azonosul a helyzetünkkel.
  • Tömbösítés: Tapasztaltabb kollégák feladata, hogy juniorokat mentoráljanak. A kezdők pedig sokat kérdeznek. A kérdések fontosak és szükségszerűek, hogy kollégáink meg tudják oldani feladataikat, fejlődjenek, ugyanakkor sose fogynak el, általában rendszertelenül jelentkeznek, és sokszor nehéz és időigényes jól megválaszolni őket. Érdemes „időtömböket” létrehozni, amikor kérdezhetnek a kollégák, és olyanokat, amikor lehetőleg ne tegyék. Meg fogják érteni, addig is gyűjtik kérdéseiket.
  • Elbújás: Erre vonatkozóan is hasznos trükk beülni egy szobába, tárgyalóba, és nem szem előtt lenni. Sokszor azon az egy órán múlik a napi produktivitás jóleső érzése a nap végén.

6. Sok apró feladat

Feladataink napközben általában megszaporodnak. Egy munkanap, amit jó előre megterveztünk, teljesen felborul számos apró elintéznivaló miatt. Időnk szétaprózódik, a nagyobb, fontos feladatainkkal nem tudunk haladni.

  • Kezdjünk munkatervvel, és ne térjünk el tőle: Érdemes a nap elején listázni azokat a feladatokat, amivel mindenképp szeretnénk aznap végezni/haladni. A közbejövő apró feladatokat pedig priorizálni kell.
  • Alkalmazzunk jól bevált priorizálási modellt. Például az Eisenhower mátrix használata segít időt spórolni és a fontos feladatokra koncentrálni:
    • Fontos és sürgős a feladat? Ha igen, rögtön neki kell állnunk és megcsinálnunk.
    • Fontos, de nem sürgős? El kell halasztanunk későbbre, hogy a fontos ÉS sürgős feladatokra tudjunk koncentrálni.
    • Sürgős, de nem fontos? Ha tudjuk, delegáljuk egy olyan kollégának, aki jól meg tudja oldani.
    • Nem sürgős, és nem is fontos? Felejtsük el egyelőre. Amikor sürgőssé és/vagy fontossá válik, tudni fogunk róla.
  • Érdemes vagy a munkanap elején vagy a végén néhány órát dedikáltan a nagyobb ívű/időtávú feladatokra allokálni, amikor már nem veszünk tudomást a bejövő kisebb feladatokról.

A szerző

Lénárd Ákos
Pályafutását egy hazai (akkor még kicsi) tanácsadó cégnél kezdte, fél év után már tesztelési csapatvezetési feladatokat kapott. Tanácsadó évei alatt megismerte a teljes IT fejlesztési folyamatot több szemszögből is: megrendelő és szállító oldalon is dolgozott, főleg tesztelési csapatvezetői, rendszerintegrációs és üzleti elemzői kompetenciát halmozott fel a telekommunikáció és energia szektorokban.
Két és fél éve tagja a Mortoff csapatának, ahol jelenleg a tesztelési kompetencia központ megbízott vezetője.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

15 − hat =

Vissza