Időgazdálkodási javaslatok tesztelőknek (és mindenki másnak)

Íme nyolc időkezelési stratégia, amelyek nálam beváltak:

Első stratégia: Ismerd a prioritásaidat!

Kéthetente találkozom a menedzseremmel, aki minden találkozón megkérdezi: “Most mi a legfontosabb feladatod?” Szeretem ezt a kérdést, mert segít arra fókuszálni, ami tényleg a legfontosabb. Lehet, hogy tíz különféle dolgom van a „Teendők listám”-ban, de ha nincs döntés arról, hogy melyek a legfontosabbak, akkor mindig úgy érzem, hogy valami mással kellene foglalkoznom, ami megakadályoz abban, hogy az éppen folyamatban lévő feladatra tudjak koncentrálni. Amikor az elvégzendő munkáimat tervezem, szeretem átgondolni, hogy mi az első, a második és a harmadik legfontosabb feladatom. Hogyan döntöm el, mi a legfontosabb? Az egyik jó módszer, hogy megvizsgálom a határidőket és azt, hogy milyen hatással van az adott feladat elvégzése másra. Ha pl. van olyan release, amely ma este megy ki és van még ezzel kapcsolatos manuális tesztelési feladat, akkor ez lesz az elsődleges, mert ennek kihatása van a termék minőségére és az ügyfél megelégedettségére. Ha holnap egy workshopon tartok előadást tesztelési szakembereknek, akkor szeretném az erre való felkészülést elsődleges prioritásként kezelni. Ha az egyes feladatokat a hatás és határidő szempontjából értékeljük, akkor egyértelművé válik, hogy miként kell megtervezni a feladatok prioritási sorrendjét.

Második stratégia: Vezess egy „Teendők” listát!

A teendők lista vezetése azt jelenti, hogy nem fogod elfelejteni egyik feladatod sem. Ez nem azt jelenti, hogy az összes feladatot el is végzed. Amikor végre rájöttem, hogy a tennivalóim soha nem fognak elfogyni a listából, már nem aggódtam amiatt, hogy hány elem van még rajta. Megállapítottam, hogy minél kevésbé aggódom amiatt hány elintézendő feladatom van még, annál többet tudok megoldani. Én a Trello² táblát használom a teendők lista vezetéséhez, az alábbi oszlopokkal: „Ma”, „Ezen a héten”, „A következő héten”, „Hamarosan” és „Valamikor”. Ha új feladat érkezik, akkor beírom az egyik oszlopba. Ha sürgős, akkor a „Ma” vagy „Ezen a héten” oszlopba kerül, ha kevésbé sürgős, akkor a „Következő héten” vagy „Hamarosan” oszlopba; a feladatok előbb-utóbb az „Ezen a héten” vagy a „Ma” oszlopba vándorolnak. Azokat a projekteket, amelyekben dolgozni szeretnék, vagy a technikai adósságaimat, amelyekkel foglalkozni szeretnék a „Valamikor” oszlopba írom be. Ezzel a módszerrel nem vesznek el a feladataim, és mindig akad valami tennivalóm azokban az időszakokban is, amikor pl. új funkciók tesztelésére várok.

Harmadik stratégia: Válassz csendes időszakokat az elmélyülést kívánó feladatokhoz!

Egymástól távol lévő barátok társaságával közösen végzett munkaegyik előnye, hogy a csapatom tagjai négy különböző időzónában dolgoznak. Mivel én a keleti időzónában vagyok, ezért a napi találkozóink csak késő reggel kezdődnek. Ez azt jelenti, hogy munkanapom első néhány órája megszakítás nélkül csendes. Szóval ezeket az órákat azokra a feladatokra áldozom, amelyek koncentrálást és összpontosítást igényelnek. A nyugati parti csapattársaim ellenkezőleg csinálják, ők a munkanap végét használják a koncentrálást igénylő feladatokra, mert mi többiek már aznapra befejeztük a munkát. Még akkor is lehetséges az ilyen felosztás, ha azonos időzónában dolgozunk. A csendesebb időszakokat vehetjük igénybe arra, hogy a legnagyobb kihívást jelentő munkákat elvégezzük. Lehet, hogy munkatársaink hosszú ebédszünetre mennek, míg mi az íróasztalnál esszük meg az ebédünket. Ha „reggeli ember” vagy, menj be az irodába mielőtt a többiek megérkeznek. Használd ki ezeket a csendes időszakokat!

Negyedik stratégia: Minimalizáld a megszakításokat!

Senkinek sem meglepetés, hogy óránként többször jönnek értesítések a telefonunkra vagy laptopunkra. Minden alkalommal, amikor egy ilyen értesítés megérkezik, a koncentrációt megzavarja, mert időt vesz igénybe annak megvizsgálása, hogy fontos-e az az értesítés. De valójában hány ilyen értesítésre van szükségünk? Kikapcsoltam a telefonomon az összes értesítést, kivéve a szöveges és a munkával kapcsolatos üzeneteket. Minden egyéb értesítés, például a Linked In, a Facebook és az e-mail nem elég fontos ahhoz, hogy megszakítsam az összpontosításomat. A laptopomon lehalkítottam az összes értesítési hangot, csak egyet hagytam meg, a jelzést arról, hogy értekezletet fogok tartani. Beállítottam a Slack értesítéseim megjelenését is, de ezek nem adnak hangot. Így kevesebb olyan hang van a környezetemben, ami megzavarja a figyelmemet. Egy másik hasznos tanácsom az, hogy egyezzünk meg a csapat tagjaival, hogy ne több részletben, hanem egyszerre, teljes egészében küldjük egymásnak üzeneteinket. Itt olvasható egy példa, mire gondolok:

9:30 Fred: Szia

9:31 Fred: Jó reggelt!

9:31 Fred: Gyors kérdésem van.

9:33 Fred: Tudod melyik nap megy ki élesbe az új funkciónk?

Ha a fenti példában szereplő üzeneteket kapnám, akkor négy perc alatt NÉGY alkalommal szakítanám meg munkámat. Ehelyett megkértem a munkatársaimat, hogy így küldjék:

9:33 Fred: Jó reggelt! Van egy gyors kérdésem: tudod melyik nap megy ki élesbe az új funkciónk?

Ha így küldik az üzenetet, akkor csak egyszer szakad meg a koncentráció. Gyorsan megválaszolhatom a kérdést, majd visszatérhetek dolgozni.

Ötödik stratégia: Tegyél félre időt a nagy volumenű feladatokra!

A projektek néha félelmetesen nagyok. Lehet, hogy már régóta meg akarsz ismerkedni egy új teszt-automatizálási platformmal, de úgy látod erre soha nem lesz időd, noha tudod, hogy az új platform elsajátítása hosszú távon időt takaríthat meg neked és kollegáidnak, azonban ez nem sürgős feladat, ráadásul a kívánt kurzus elvégzése tíz órát venne igénybe. Ahelyett, hogy 1-2 napot keresnél erre az elfoglaltságra, miért nem szánsz több napig, de naponta kevesebb időt arra, hogy megtanuld? Amikor ilyen helyzetbe kerülök, általában tizenöt vagy húsz percet lecsípek a munkanapom elejéből a tanulásra. Minden nap rászánom ezt az időt és ha ezt következetesen betartom, 6-8 hét alatt akár egy tíz órás tanfolyamot is be tudok fejezni. Ez hosszú időnek tűnhet, de sokkal jobb, mint ha egyáltalán nem kezdeném el a kurzust!

Hatodik stratégia: Kérj segítséget!

Mi, tesztelők egyfajta személyes büszkeséggel rendelkezünk, amikor a projekteken dolgozunk. Biztosak akarunk lenni abban, hogy technológiai szempontból is hozzáértőnek tartanak minket és nem csak „tesztelőként” tekintenek ránk. Büszkék vagyunk az általunk írt automata tesztekre. De az a tény, hogy a fejlesztők általában több tapasztalattal rendelkeznek a kódolás területén és jobb vagy hatékonyabb megoldási javaslataik lehetnek, mint nekünk. Nemrég egy olyan példa programot készítettem, amelyet unit teszt írás tanításához használnék fel. Ez csak egy egyszerű alkalmazás, amely egész számokat hasonlít össze. Tisztában voltam a program logikájával, de amikor ténylegesen nekiálltam programozni, belefutottam egy “cannot instantiate class” ” hibaüzenetbe. Tudtam, hogy a hiba oka valószínűleg csak valami apróság, de mivel nem túl gyakran írok önállóan alkalmazásokat, nem jöttem rá mi okozza a problémát. Választhattam aközött, hogy az elkövetkező két órában „megmentem a büszkeségemet” és magam derítem ki az okot, vagy megkérhetem az egyik fejlesztőt, hogy – kevesebb, mint 10 másodperc alatt – mondja meg mi lehet a probléma. A választás számomra egyértelmű volt: megkérdeztem a fejlesztőt, aki azonnal megoldotta a problémát. Ennek a stratégiának azonban van egy veszélye: mégpedig az, hogy hozzászokhatunk ahhoz, hogy akkor is mástól kérünk információt, ha egyébként könnyen megtalálnánk mi magunk is a megoldást. Mielőtt félbeszakítanád egy munkatársadat és információt kérnél tőle, kérdezd meg magadtól, hogy megtalálnád-e egy egyszerű Google-kereséssel, vagy a vállalati wiki-n keresztül. Ha gyorsabban megtalálod, mint amennyi idő a munkatársad megkérdezéséhez és a válasz megvárásához szükséges, akkor nemcsak magadat, de a munkatársad idejét is megmented!

Hetedik stratégia: Használd ki az energiaszintedet!

Én „reggeli ember” vagyok; A munkanap elején vagyok a legenergikusabb. A nap folyamán csökken az energiaszintem. A munkanap végén már nagyon nehéz összpontosítanom a bonyolult feladatokra. Emiatt úgy szervezem meg a munkámat, hogy reggel végezzem el a nehezebb feladatokat és meghagyom a későbbi időpontokat az egyszerűbb vagy ismétlődő feladatok elvégzésére. Lehet, hogy ettől eltérően változik a te energiaszinted. Ha végig gondolod, hogy melyik napszakban tudsz a legjobban és melyikben a legrosszabbul a munkára koncentrálni, kitalálható mikor van a legtöbb energiád a nap folyamán. Erre az időszakra tervezd a kihívásokkal teli és kreatív munkáidat!

Nyolcadik stratégia: Alakítsd ki a környezeted!

Nagyon szerencsés vagyok, hogy távolról tudok dolgozni. Ez azt jelenti, hogy teljes mértékben irányíthatom az irodám tisztaságát, hőmérsékletét és hangjait. Lehet, hogy te nem leszel ilyen szerencsés, de mindig lehet találni módszereket arra, hogy a környezetet úgy alakítsuk ki, hogy abban hatékonyabban tudjunk dolgozni. Ha olyan meleg van az irodában, hogy asztalnál elalszol, behozhatsz egy kis ventilátort, hogy lehűtse körülötted a levegőt. Ha elvonja a figyelmedet a sok ülés következtében kialakuló hát- és vállfájdalom, felállíthatsz egy álló íróasztalt és a munkanap egy részében állva is dolgozhatsz. Ha munkatársaid folyamatos beszélgetése zavar, akkor vásárolj egy jó zajszűrő fejhallgatót. Tapasztald ki, mi a legmegfelelőbb a számodra. Lehet, hogy az, ami másnál működik, nálad nem. Van, aki akkor a leghatékonyabb, ha teljes csend veszi körül, valaki fehér zajt hallgat, vagy klasszikus zenét, környezeti zenét esetleg heavy metált. Előfordulhat, hogy valakinek az számít, hogy az íróasztalánál ülve az ablakon kinézhet, mert ez segíti lecsendesedni az elméjét és a problémák megoldását, vagy zavarja, ha az üres fehér falakat kell néznie. Bármi legyen is a megoldás, miután megtaláltad, használd fel a munkád során!

A fenti nyolc stratégia megkönnyítheti a tesztelők számára az időgazdálkodást és a hatékonyabb munkavégzést eredményezhet. Előfordulhat, hogy ezek a stratégiák az élet más területein is segítenek: számlák fizetésében és házimunka elvégzésében, ház felújítási feladatokban és így tovább. Ha ezeket a tippeket hasznosnak gondolod, oszd meg másokkal is, hogy nekik is segítségükre legyenek a hatékonyabb munkavégzésben!